Responsable planification événementielle

Située au cœur de la Cité des arts du cirque, la TOHU est un lieu de diffusion, de création, d’expérimentation et de convergence entre culture, environnement et engagement communautaire. Elle est devenue, depuis sa création, en 2004 une référence en matière de développement durable par la culture.

Porté par des valeurs de sens : le respect, la solidarité, l’audace et le plaisir. La TOHU recherche une personne à même de relever les défis d’amélioration et de gestion de la planification des besoins et des ressources évènementielles tout en accompagnant les équipes dans leur intégration et formation en poste.

MISSIONS PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la Directrice des opérations et des évènements promoteurs, le/la titulaire du poste assure les mandats suivantes :

-Définir et mettre en place les outils de planification et de gestion des activités et des ressources associées.
-Recueillir les besoins et établir l’échéancier annuel des activités et des ressources (employés à l’horaire, équipements, matériel…) conformément au budget établi.
-Planifier et coordonner les quarts de travail des équipes (accueil, stationnement, bistro, billetterie, entretien et sécurité).
-Collecter et mettre à jour la base de données des employés horaires.
-Communiquer les informations relatives à l’évènement auprès des chargés d’évènements et des employés.
-Valider la cohérence des heures réalisées et assurer le suivi budgétaire pour son périmètre.
-Participer au processus de recrutement et accompagner les équipes dans leur intégration et leur formation.
-Apporter son support à la directrice des opérations et évènements promoteurs sur des projets spécifiques (évènements promoteurs, implantation de la terrasse…).

EXIGENCES PROFESSIONNELLES ET HABILETÉS SPÉCIFIQUES

-Diplôme universitaire de niveau Bac (gestion d’organisme culturel ; gestion d’évènements…).
-5 à 7 années d’expérience en logistique évènementielle.
-Expérience en service à la clientèle et accueil du public.
-Connaissance du milieu culturel (lieu de diffusion)
-Excellente maîtrise d’Excel et des outils de planification.

APTITUDES ET CARACTÉRISTIQUES PERSONNELLES

-Capacité d'organisation et de planification;
-Rigueur, autonomie; sens de l’initiative;
-Capacité à travailler en équipe, habiletés de communication et de mobilisation;
-Force de proposition et d’accompagne du changement.

CONDITIONS DU POSTE -Contrat permanent temps plein (40h/semaine)
-Flexibilité à travailler occasionnellement le soir et les fins de semaines.
-Salaire : selon l’échelle salariale en vigueur.

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