ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Poste permanent - Temps plein

Située au cœur de la Cité des arts du cirque, la TOHU est un lieu de diffusion, de création, d’expérimentation et de convergence entre culture, environnement et engagement communautaire. Elle est devenue, depuis sa création, en 2004 une référence en matière de développement durable par la culture.

Porté par des valeurs de sens : le respect, la solidarité, l’audace et le plaisir. La TOHU recherche une personne à même d’apporter un soutien administratif à la direction générale.

MISSIONS PRINCIPALES
Sous la responsabilité du Directeur général, le/la titulaire du poste assure pour la Direction générale et la direction du Festival les mandats suivantes :

Gestion et organisation administrative
− Assurer un soutien administratif ainsi qu’une gestion d’agendas et de déplacements.
− Voir à la préparation, à l’organisation et à la tenue des diverses rencontres (comité exécutif, comité de gestion, etc.);
− Préparer des documents (ordre du jour, présentation, procès-verbaux, bilans de projets, listes de contacts et d’invitations…) et voir à leur diffusion et leur suivi.
− Accueillir, renseigner et orienter les délégations spécifiques et les professionnels lors de visites selon les protocoles en vigueur.
− Gérer de l’information délicate et confidentielle avec discrétion.

Prendre part aux différents projets d’amélioration :
− Procédures et méthodes de travail en lien avec l’administration : archivage, agendas et réservation des espaces partagés, calendrier des congés, base documentaire, ….).
− Processus d’accueil des partenaires, fournisseurs…
− Soutenir les communications internes.

EXIGENCES PROFESSIONNELLES ET HABILETES SPECIFIQUES
Plus de 8 années d’expérience pertinente dans un poste similaire;
− Détenir un diplôme d’étude collégiale en administration / technique bureautique (ou toute autre discipline connexe);
− Maîtrise des logiciels de la suite Office (Microsoft);
− Excellentes connaissances du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit);
− Excellentes habiletés rédactionnelles et de communications.

APTITUDES ET CARACTERISTIQUES PERSONNELLES
− Tact, diplomatie et discrétion;
− Rigueur, autonomie; esprit d’initiative et de prise en charge;
− Habileté de communication; sens politique et intégrité;
− Habileté à organiser le travail et à gérer les priorités;
− Intérêt pour le secteur culturel et artistique.

CONDITIONS DU POSTE
− Contrat permanent, temps plein (40h/semaine).
− Flexibilité à travailler occasionnellement le soir et les fins de semaines.
− Salaire : selon l’échelle salariale en vigueur.

Programmation