SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Poste permanent - Temps plein

Située au cœur de la Cité des arts du cirque, la TOHU est un lieu de diffusion, de création, d’expérimentation et de convergence entre culture, environnement et engagement communautaire. Elle est devenue, depuis sa création, en 2004 une référence en matière de développement durable par la culture.

Porté par des valeurs de sens : le respect, la solidarité, l’audace et le plaisir. La TOHU recherche une personne à même d’apporter un soutien administratif à la direction générale.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Sous la responsabilité du Directeur général, le/la titulaire du poste assure les mandats suivantes :
− Assurer un soutien administratif : correspondances, courriels, recherche d’information etc.
− Gérer l’agenda et les déplacements (tant locaux qu’à l’international).
− Organiser et préparer diverses réunions.
− Préparer, mettre à jour et diffuser des documents (ordre du jour, présentation, procès-verbaux, bilans de projets, communications internes, listes de contacts et d’invitations…) et voir à leur diffusion et leur suivi.
− Accueillir, renseigner et orienter les délégations spécifiques et les professionnels lors de visites.
− Assurer le classement des divers documents selon les procédures de gestion documentaire en vigueur.
− Participer à l’amélioration des procédures et des méthodes de travail en lien avec l’administration.
− Préparer les comptes de dépenses et assurer le suivi.
− Assurer au besoin un soutien administratif aux membres du comité exécutif.
− Gérer de l’information délicate et confidentielle avec discrétion.
− Toutes autres tâches connexes.

EXIGENCES PROFESSIONNELLES ET HABILETES SPECIFIQUES

− Détenir un diplôme d’étude collégiale en administration / technique bureautique (ou toute autre discipline connexe);
− Plus de 8 années d’expérience pertinente dont au moins quatre années dans un poste similaire;
− Maîtrise des logiciels de la suite Office (Microsoft);
− Excellentes connaissances du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit);
− Excellentes habiletés rédactionnelles et de communications.

APTITUDES ET CARACTERISTIQUES PERSONNELLES

− Tact, diplomatie et discrétion;
− Rigueur, autonomie; esprit d’initiative et de prise en charge;
− Habileté de communication; sens politique et intégrité;
− Habileté à organiser le travail et à gérer les priorités;
− Intérêt pour le secteur culturel et artistique.

Programmation